Abstract

Wissenschaftliche Bibliotheken übernehmen in der Open-Access-Transformation zusätzliche Rollen und werden zu zentralen Knotenpunkten für wissenschaftliche Infrastruktur, Beratung, Dienstleistungen und Initiativen. Beteiligungs- und Kommunikationsstrategien sind für sie wichtige Werkzeuge, um in ihren unterschiedlichen Rollen erfolgreich zu agieren. Der Artikel zeigt Ansätze für die Entwicklung und Durchführung solcher Strategien auf, begleitet durch konkrete Beispiele aus dem BMBF-Verbundprojekt AuROA. Der Artikel fordert dazu auf, Kommunikationswissen und Beteiligungserfahrungen im Rahmen von Forschungsdatenmanagement sowohl als Forschungsdaten anzuerkennen, als auch für weitere Projekte, Initiativen und die Institution als Ganzes nachnutzbar zu machen.

Academic libraries are taking on additional roles as a part of the Open Access transformation. They are becoming central hubs for academic infrastructure, consulting, services, and initiatives. Participation and communication strategies are important tools for them to succeed in their various roles. The article shows approaches for developing and implementing such strategies, accompanied by concrete examples from the research project AuROA. The article calls for communication knowledge and participation experience to be recognized as research data as well as to be made reusable for further projects, initiatives and the institution as a whole.

1. Neue Rollen für wissenschaftliche Bibliotheken

In der Open-Access-Transformation treten wissenschaftliche Bibliotheken als Akteur:innen zunehmend stärker in den Vordergrund. Bibliotheken nehmen neben ihrer Aufgabe als Wissensversorgerinnen und Wissensspeicher von Hochschulen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen zunehmend weitere Rollen ein, die über den Erwerb und die Bereitstellung von Literatur- und Informationsversorgung hinausgehen: Als Betreiberinnen von Repositorien und Universitätsverlagen treten sie selbst als Publikationsorte auf, unterstützen aber auch technisch und beratend die aktive Publikationstätigkeit der Angehörigen ihrer Einrichtungen. Sie stellen damit ein wichtiges Gegengewicht zu kommerziellen Angeboten dar. Als Verwalterinnen von Publikationsfonds und Einkäuferinnen von Publikationen sind sie wichtige Finanzakteurinnen. Über Open-Access-Beauftragte und in der Publikationsberatung stellen sie wichtige Bezugspunkte für Autor:innen an ihren Institutionen dar. Sie implementieren den digitalen Wandel in den Forschungsprozess, indem sie die Infrastrukturen für Forschungsdatenmanagement, sowie digitales Arbeiten und Publizieren aktiv mitentwickeln und umsetzen (Projekt AuROA, 2022; Graf, Fadeeva, & Falkenstein-Feldhoff, 2020; Deutsche Forschungsgemeinschaft, 2020).

Hierdurch werden moderne wissenschaftliche Bibliotheken immer stärker zu Multi-Rollen-Institutionen. Beteiligungsstrategien und die Verknüpfung von Netzwerk-Ressourcen aus einzelnen Teilrollen und Projekten werden zu einem wichtigen Erfolgskatalysator. Dies gilt für die gesamte Institution wie auch für die einzelnen Projekte und Teilrollen. Im Folgenden wird anhand des Verbundprojekts „AuROA – Autor:innen und Rechtssicherheit für Open Access“ gezeigt, wie Beteiligungs- und Kommunikationsstrategien als Erfolgskatalysator für gelingende Zusammenarbeit wirken können und welche Schlüsse eine wissenschaftliche Bibliothek hieraus ziehen kann.

AuROA ist ein Verbundprojekt der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen, dem Fachbereich Kommunikation und Wirtschaft der IST-Hochschule für Management in Düsseldorf sowie der Abteilung Buchwissenschaft des Gutenberg-Instituts für Weltliteratur und schriftorientierte Medien an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. AuROA wird gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) im Rahmen der Förderrichtlinie zur Open Access Transformation (Bundesministerium für Bildung und Forschung, 2021).

Eine schnelle Verbreitung von Open Access durch einheitliche Lösungen hat in den deutschsprachigen Geistes- und Sozialwissenschaften aus verschiedenen Gründen nicht stattgefunden: Hierzu gehören die zentrale Rolle von Monografien und Sammelwerken, unterschiedliche Wissenskulturen in fachspezifischen Communities sowie das kleinteilige, differenzierte Publikationswesen der zahlreichen Unterdisziplinen. Es fehlen Standards und rechtssichere Referenzen, die dieser vielfältigen Publikationslandschaft gerecht werden (Graf, Fadeeva, & Falkenstein-Feldhoff, 2020).

Das Verbundprojekt AuROA entwickelt daher modulare, frei zugängliche Musterverträge für Open-Access-Publikationen in den Geistes- und Sozialwissenschaften. Die Verträge werden von einer Kanzlei erstellt und sollen nachhaltige Rechtssicherheit für die an Publikationsabläufen beteiligten Akteur:innen bringen. Darüber hinaus werden Qualitätsstandards für wissenschaftliche Publikationen diskutiert und als Vorstufe der Musterverträge ein Leistungskatalog über mögliche Dienstleistungen im Publikationsablauf erarbeitet (Projekt AuROA, 2021).

Ob das transformations-orientierte Projekt gelingt, hängt unter anderem davon ab, ob am wissenschaftlichen Publikationsablauf beteiligte Akteur:innen erfolgreich eingebunden werden. Zu diesen gehören nicht nur die Wissenschaftler:innen selbst, sondern auch eine kleinteilige Verlagslandschaft, Universitätsbibliotheken und wichtige Multiplikatoren wie Fachinformationsdienste und Open-Access-Initiativen.

Das Projekt unter Gesamtleitung der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen ist daher von Beginn an kooperativ und integrativ angelegt. Ein diskursiver und mehrstufiger, größtenteils digitaler Beteiligungsprozess bringt die Interessen, Hoffnungen und Sorgen aller Beteiligten zusammen und kanalisiert diese in einen Leistungskatalog als Grundlage für die Musterverträge. Dieser wird anschließend von einer Rechtskanzlei in rechtssichere, modulare Verträge überführt. Begleitet wird der Beteiligungsprozess von einem fundierten Kommunikationskonzept, das sich an den Bedürfnissen des Projekts und der Zielgruppen orientiert. Dieses Teilprojekt ist an der IST-Hochschule für Management in Düsseldorf verortet.

AuROA arbeitet dort mit einer dezidierten Wissenschaftskommunikations-Stelle in enger Zusammenarbeit mit den weiteren Wissenschaftler:innen des Projekts und unter Rückgriff auf die Ressourcen, Verbindungen und Netzwerke bestehender Initiativen. Eingesetzt werden aufeinander aufbauende Workshops und Umfragen, hinzu kommen laufende Anpassungen der Strategie sowie der internen und externen Kommunikationswege – immer mit dem Ziel, den Wandel in der wissenschaftlichen Infrastruktur aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln (Projekt AuROA, 2021).

2. Beteiligungs- und Kommunikationsstrategien

Auch bei öffentlichen Einrichtungen muss die Planung einer Beteiligungs- und Kommunikationsstrategie bei den Projektzielen beginnen und sollte von diesen direkt abgeleitet werden (Wesselmann & Hohn, 2017). Die zunächst grob skizzierte und anschließend weiter verfeinerte Strategie muss dabei stets zeigen, wie Beteiligungs- und Kommunikationsansätze konkret dazu beitragen können und werden, die Projektziele zu erreichen.

Einen einfachen Einstieg bieten hier vormodellierte Ansätze. Materialien in zugänglicher Form liefern beispielsweise die Impact Unit von Wissenschaft im Dialog – gegründet von den großen deutschen Wissenschaftsverbänden für das Thema Wissenschaftskommunikation – oder auch das Research Impact Canvas (Impact Unit, o.J.; Fecher & Kobsda, 2019).

Viele strategischen Fragen, die sich bei dem Entwurf einer Beteiligungs- und Kommunikationsstrategie stellen, sind dabei die gleichen, die sich bei der allgemeinen Strategie einer Institution stellen: Was oder wer wollen wir sein? Was wollen wir erreichen? Wer ist unsere primäre Zielgruppe? Die Ziele eines Projekts oder einer Institution und ihre langfristigen Kommunikationsziele sind dabei deckungsgleich (Zerfaß, Piwinger, & Röttger, 2022; Bruhn, Esch, & Langner, 2016).

Im Projekt AuROA ist das langfristige Ziel, dass Wissenschaftler:innen (insbesondere in den Geistes- und Sozialwissenschaften) sowie weitere Beteiligte am Open-Access-Publizieren wie wissenschaftliche Verlage und Universitätsbibliotheken von der Verfügbarkeit modularer Musterverträge für Open-Access-Publikationen profitieren. Hinzu kommen Informationen und Austausch zu Rechts- und Qualitätsfragen bei wissenschaftlichen Publikationen (Projekt AuROA, 2021).

Davon leitet sich im oben angesprochenen Sinne ab: Ziele der Kommunikations- und Beteiligungsstrategie von AuROA sind die intensivere Einbindung von Stakeholdern zur Verbesserung der Projektergebnisse sowie eine wirksame Verbreitung der Ergebnisse. Vehikel hierfür sind dabei auch ein größerer Bekanntheitsgrad und eine höhere Reputation des Projekts.

3. Stakeholder erfassen

Im Projekt AuROA stand als erster Schritt, relevante Stakeholder zu erfassen und deren Perspektiven auf die Projektthemen zu analysieren. Der Begriff Stakeholder wird dabei aus Projektsicht gedacht. Relevant sind für die Beteiligungsstrategie nicht notwendigerweise all jene, die von der Thematik betroffen sind, sondern all jene, die in der Erreichung des Projektziels eine Rolle spielen (können). Hierzu gehören die Zielgruppen des Projekts, Träger:innen einer für die Projektinhalte relevanten Expertise, die beteiligten Institutionen, aber auch Personen und Institutionen, die Kenntnisse über bestehende Kommunikations- und Beteiligungsnetzwerke haben oder hier selbst über solche verfügen (Raupp, 2017).

Gerade in fluiden, innovativen Feldern wie der wissenschaftlichen Publikationswelt im Kontext der Open-Access-Transformation ist ein klares Verständnis über die vielen Akteur:innen nicht auf den ersten Blick möglich. Woher können Informationen darüber kommen, welche Akteur:innen relevant sind? Hier beginnen bereits die ersten aktiven Ansätze einer Beteiligungsstrategie. Neben eigenen Vorkenntnissen liegen bei direkten Mitarbeitenden meist wertvolle Informationen. Darüber hinaus ist gerade der Beginn eines Projekts eine gute Gelegenheit, persönliche Kontakte zu bereits bekannten Akteur:innen zu stärken und Netzwerkkenntnisse zu erfragen.

Für das Projekt AuROA waren erste Anlaufstellen das Wissen und die Erfahrungen aus dem Vorgängerprojekt OGeSoMo1 sowie die mit dem Projekt bereits personell verbundene Netzwerk-Initiative Enable!2. Weitere Quellen waren etwa das Open-Access-Dachprojekt Open-Access-Network3, die Vernetzungsangebote des Mittelgebers BMBF sowie direkte Unterhaltungen mit einer Vielzahl von Einzelpersonen. Schnell hat sich eine Landschaft an Akteur:innen offenbart, die stark von Rollenüberschneidungen und unterschiedlichen Perspektiven auf wissenschaftliche Publikationen geprägt war (Abb. 1).

Der gewonnene Überblick wurde dabei mehrfach der Öffentlichkeit präsentiert und zur Diskussion gestellt: Zunächst bei einem der Stakeholder-Workshops des Projekts im Juli 2021, dann auch bei einer wissenschaftlichen Konferenz und der Netzwerk-Initiative Enable! als Poster und anschließend als interaktives Dokument auf der Projekt-Website (Fadeeva & Laugwitz, 2021).

Gerade in fluideren Akteur:innen-Landschaften lohnt es sich, an den Überblick keinen finalen Haken zu setzen: Neu gegründete Initiativen wie das Scholar-led-Network wurden im Projekt zu Kooperationspartnern und im Projektverlauf gesammelte Erfahrungen führten zur produktiven Zusammenarbeit mit den gut vernetzten und im Bereich Open Access zunehmend aktiven Fachinformationsdiensten.

Dabei gibt es auch innerhalb von Stakeholdergruppen große Unterschiede. So arbeiten in der kleinteiligen geistes- und sozialwissenschaftlichen Verlagswelt viele Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Spezialisierungen und auch Vorstellungen von Open Access. Kleinere Verlage stehen dabei sowohl in Konkurrenz zueinander als auch zu Großverlagen, bibliothekarischen Diensten und Initiativen aus der Wissenschaft – wobei die beiden letztgenannten Gruppen eng miteinander kooperieren (Graf, Fadeeva, & Falkenstein-Feldhoff, 2020).

4. Kommunikationskanäle und Beteiligung

Die Suche nach geeigneten Kanälen, um alle Stakeholder zu erreichen und auch Beteiligungen zu ermöglichen kann ähnlichen Strukturen wie die Stakeholder-Suche folgen. In der Wissenschaftswelt existiert ein nicht immer offensichtliches Geflecht von Verteilern mit verschiedenen Schwerpunkten, Zielgruppen und unterschiedlichen Spezialisierungsgraden.

Erster Schritt ist auch hier, das bestehende eigene Wissen durch Recherchen und insbesondere Gespräche zu erweitern. Während Nachrichten über breite Verteiler mehr Postfächer erreichen, werden sie nicht unbedingt auch immer gelesen. Spezialisierte Verteiler haben häufig kürzere Empfänger:innen-Listen, dafür aber einen höheren Interaktionsgrad. Hier kann der Austausch und das Einholen von Erfahrungswerten helfen, um sich konkretes Wissen anzueignen, welcher Verteiler für welche Zwecke geeignet ist.

Zudem kann hierüber Wissen über nicht direkt zugängliche Verteiler erworben werden. Für das Projekt AuROA gehören zu den relevanten Verteilern etwa der geschlossene Verteiler der Austauschgruppe der Fachinformationsdienste, aber auch Fokusgruppen des Open-Access-Network, an denen sich AuROA aufgrund knapper Zeitressourcen nur teilweise selbst aktiv beteiligen kann. Bei diesen lohnt es sich, persönliche Kontakte aufzubauen, die bei ähnlichen Interessen Inhalte weiterleiten können. Dies gilt insbesondere auch für Multiplikatoren, die unter geringem Aufwand den Kontakt zu einer großen Zahl an Stakeholdern ermöglichen können.

Hierzu gehört für AuROA auch der Aufbau eines Twitter-Kanals. Als soziales und damit dialogorientiertes Medium kann hier das Retweeten den gewünschten Multiplikatoren-Effekt flankieren. Twitter ist nachweislich vor allem für Forschungsinhalte ein geeigneter Social-Media-Kanal innerhalb der Wissenschaftskommunikation. Das gilt für Hochschulen wie für außeruniversitäre Forschungseinrichtungen gleichermaßen (Bauer, 2019; Bauer & Tzimas, 2021).

Ziel der Recherchen aller relevanten Stakeholdergruppen und -verteiler sollte eine regelmäßig überprüfte, zufriedenstellende Liste sein, in der alle für die Zielerreichung sinnvollen Stakeholder erfasst sind und wie diese Stakeholder erreicht werden können.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Kanäle (hier im weitestgehenden Sinne), die auf Beteiligung ausgelegt sind. Beteiligung kann hierbei viele Formen annehmen, mit sehr unterschiedlichem Beteiligungsgrad und unterschiedlichem Ressourcenaufwand. Hierbei können bereits vorhandene Beteiligungsformate genutzt werden, als auch selbst organisierte Formate.

Im Projekt AuROA wird eine Vielzahl verschiedener Beteiligungsformate genutzt. Hierzu gehören durch das Projekt organisierte Workshops, von Dritten bearbeitbare sogenannte lebende Dokumente, Diskussionsrunden innerhalb von Veranstaltungen Dritter, Teilnahme an Arbeits- und Fokusgruppen und Umfragen. Das am häufigsten genutzte Format der Beteiligung ist jedoch gleichzeitig das einfachste: Eine einfache Mail an Dritte mit der Bitte um Anmerkungen und Einschätzungen.

Durch die Pandemie entwickeln sich digitale Kommunikationsmöglichkeiten schneller als zuvor weiter und sind einer breiteren Zielgruppe zugänglich. Dies wird in AuROA bereits genutzt, etwa in den digitalen sowie hybriden Workshops oder durch interaktive Elemente auf der Website. Auch mit dynamischeren Formaten wie Barcamps4 und lebenden Dokumenten5 sind immer mehr Menschen, Projekte und Institutionen vertraut und können deren Vorteile produktiv und zielgerichtet für ihre individuellen Bedürfnisse nutzen. Neue Kanäle und Formate zu testen, einzuüben, kritisch zu begutachten und gegebenenfalls anzupassen ist dabei wichtig, um in entscheidenden Situation die gesammelten Erfahrungen anwenden zu können.

5. Erfolgsfaktor Beteiligung

Die Stakeholder-Workshops und Diskussionsrunden im Rahmen verschiedener Veranstaltungen zu Beginn von AuROA dienten dem Austausch mit den Stakeholdern des Projekts. Hier wurden die verschiedenen Perspektiven ausgetauscht und erkundet. Für den Erfolg der im Projekt AuROA entwickelten Musterverträge ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Beteiligten in den Entwicklungsprozess einzubeziehen.

Aus einer Kommunikationsperspektive waren die Veranstaltungen darüber hinaus eine wichtige Möglichkeit, Netzwerke aufzubauen und den Grundstein für weitere Beteiligungsmöglichkeiten zu legen. Durch den Abgleich und auch den Einbezug der Interessen von Stakeholdern können Akteur:innen zu Partner:innen eines Projekts werden. Insbesondere Akteur:innen mit kongruenten Interessen wie etwa Bibliotheken, Repositorien und Universitäts-Verlage bieten weitreichende Potenziale für langfristige Kooperationen.

Die Möglichkeit, auf Wissens- und Netzwerkressourcen von Partnern zurückzugreifen, kann die Reichweite der eigenen Inhalte und die Kommunikationseffizienz maßgeblich erhöhen. Letzteres gilt insbesondere durch den Austausch von Wissen über Netzwerke, als auch für den Zugriff auf jeweils unterschiedliche Kommunikations- und Beteiligungskanäle. Kooperationspartner können dabei den Zugang zu sowie den Austausch mit bestimmten Stakeholdern erleichtern oder teils überhaupt erst ermöglichen.

Bei AuROA gehörte gerade zu Beginn das Enable!-Netzwerk zu den wichtigsten Kooperationspartnern, später kamen weitere Akteur:innen hinzu wie etwa zwei Fachinformationsdienste, mit denen auch formelle Kooperationsvereinbarungen bestehen, das Open-Access-Network, die Digital Humanities im deutschsprachigen Raum und Weitere.

6. Netzwerkwissen im Forschungsdatenmanagement

Viele der vorangegangenen Abschnitte beschreiben, wie Kommunikations- und Beteiligungsstrategien auf einer Vielzahl von Kenntnissen über und Verbindungen in Netzwerken basieren. Gerade in modernen wissenschaftlichen Bibliotheken sollte Arbeit investiert werden, damit diese wertvollen Informationen nicht verloren gehen. In ihren verschiedenen Rollen, Projekten und Teilfunktionen können Bibliotheken erheblich davon profitieren, wenn diese Informationen – unter Beachtung geltender Datenschutzregelungen – nachgehalten werden und bei Bedarf zugänglich sind.

Austausch zwischen verschiedenen Bereichen der eigenen Institution sollte aktiv gefördert werden. Die Hürden zur Informationsgewinnung sollten so gering wie möglich gehalten werden. Vergangene Kontakte sollten in Berichten hinterlegt werden und Kenntnisse über relevante Akteur:innen und Netzwerke als Forschungserkenntnisse behandelt werden. Dies entspricht auch modernen Ansätzen von Forschungsdatenmanagement (FDM) – einem Feld, das an immer mehr wissenschaftlichen Bibliotheken zurecht einen Platz findet. Forschungsdaten sind nicht nur in einem Projekt gewonnene Umfragedaten und geschriebene wissenschaftliche Artikel, sondern umfassen auch geknüpfte Kontakte, Beziehungen und das Wissen um die Akteur:innen in einem bestimmten Feld.

Eine breite Palette an technischen Möglichkeiten bietet sich hier zur Nutzung an und sollte mit einem Fokus auf bestehende Systeme, Zugänglichkeit und Nachnutzbarkeit betrachtet werden. Möglich sind einfache Word- oder Excel-Dokumente, aber gerade für größere Institutionen auch die standardisierte Nutzung von Forschungsmanagementtools wie das Open Science Framework6 oder sogar Customer-Relationship-Management-Software, wie sie häufig in Unternehmen genutzt werden. Einen guten Orientierungspunkt bieten hierbei die zentralen Schlagworte der FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship7: “Findability, Accessibility, Interoperability and Reuse of Digital Assets” (Go Fair, o.J.).

Wichtige Kontaktstellen, Wissenträgerinnen und Knotenpunkte im Bereich FDM sind die Initiativen für Forschungsdatenmanagement. Hierzu gehört etwa der Verein Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDi)8 sowie die an der Universität Duisburg-Essen angesiedelte Landesinitiative für Forschungsmanagement – fdm.nrw9.

Im Projekt AuROA liegt die Kommunikationsarbeit sowie die kommunikationswissenschaftliche Begleitung zu großen Teilen bei einem spezialisierten Verbundpartner, dem Fachbereich Kommunikation & Wirtschaft der IST-Hochschule für Management. Dies stellt eine auf Expertise basierende Rollenverteilung im Verbundprojekt sicher, bedeutet jedoch zusätzlichen Aufwand bei der Nachhaltung relevanter Netzwerkerfahrungen für die Universitätsbibliothek Duisburg-Essen als Gesamtleiterin des Verbundprojekts. Solche Herausforderungen sind jedoch keineswegs als Einzelfälle zu beurteilen, sondern sind übliche Parameter der Wissenschaftskommunikation in Forschungsverbünden (Gantenberg, 2018).

7. Netzwerkwissen als Erfolgskatalysator

Kommunikations- und Beteiligungsstrategien sind wichtige Katalysatoren für den Erfolg von Projekten. Das Wissen über Netzwerke, Kommunikationskanäle und Kontakte aus einzelnen Projekten und Initiativen enthält wichtige Erkenntnisse für die jeweilige Dachorganisation – dies gilt umso mehr für wissenschaftliche Bibliotheken im Rahmen ihrer neuen Rolle(n). Erkenntnisse über Entwicklungen und Konstellationen in der wissenschaftlichen Publikationslandschaft sind wichtig für die strategische Ausrichtung der Bibliothek. Enge Kontakte etwa zu Verlagen, Repositorien oder Fachinformationsdiensten können wertvoll für Bibliotheken sein, können aber auch schnell wieder verloren gehen, wenn die Informationen hierzu mit dem Ende eines Projekts verloren gehen. Gewonnene Kenntnisse über Netzwerke und den Austausch in der wissenschaftlichen Community können zukünftige Projekte und Vorhaben zu einem besseren und schnelleren Start verhelfen. Nicht zuletzt entspricht die Behandlung von Netzwerken, Kontakten und Beteiligungen auch dem Transparenzgedanken von Open Science: Kommunikation und Beteiligung sind entscheidende Faktoren sowohl in der Genese wissenschaftlicher Erkenntnisse als auch in ihrer Nutzbarkeit.

Zu den Autoren

Matthias Laugwitz, M.Sc., arbeitet seit 2021 im BMBF-Verbundprojekt AuROA und begleitet es aus kommunikationswissenschaftlicher Perspektive. Nach einem Volontariat am DIW Berlin verantwortete er zuletzt die Öffentlichkeitsarbeit des Reiner Lemoine Instituts in Berlin. Zuvor studierte er Wirtschaftswissenschaften und sammelte Kommunikationserfahrung in den Pressestellen von Finanzdienstleistern.

Prof. Dr. Matthias Johannes Bauer ist Professor für Kommunikationsmanagement an der IST-Hochschule für Management in Düsseldorf. Dort leitet er den Masterstudiengang Kommunikationsmanagement und ist Prodekan am Fachbereich Kommunikation & Wirtschaft. Im Verbundprojekt AuROA leitet er das Teilprojekt zur Wissenschaftskommunikation.